۱. معرفی واحد تدارکات
واحد تدارکات مسئول شناسایی نیازها، برنامه‌ریزی خرید، انتخاب تأمین‌کننده، انجام فرآیند تأمین و تحویل کالا یا خدمت به بیمارستان است. این واحد حلقه ارتباطی میان واحدهای درخواست‌کننده، انبار، امور مالی، مدیریت بیمارستان و تأمین‌کنندگان بیرونی محسوب می‌شود.
در بیمارستان، خرید نمی‌تواند تنها بر اساس پایین‌ترین قیمت انجام شود. کالای خریداری‌شده باید از نظر کیفیت، ایمنی، قابلیت استفاده، استاندارد، زمان تحویل، خدمات پس از فروش و تناسب با نیاز بالینی نیز بررسی شود. خرید ارزان اما نامناسب ممکن است هزینه‌های بیشتری به بیمارستان تحمیل کند و حتی ایمنی بیمار را به خطر اندازد.
۲. انواع نیازهای قابل تأمین
نیازهای بیمارستان را می‌توان به چند گروه اصلی تقسیم کرد. نخست، اقلام دارویی و پزشکی هستند که شامل داروها، سرنگ، سرم، نخ بخیه، گاز، باند، دستکش، ماسک، کاتتر، سوند و سایر اقلام مصرفی درمانی می‌شوند.
گروه دوم، تجهیزات پزشکی هستند؛ مانند مانیتور، ونتیلاتور، دستگاه الکتروشوک، پمپ تزریق، دستگاه ساکشن، تخت بیمارستانی، دستگاه‌های تصویربرداری و تجهیزات آزمایشگاهی.
گروه سوم، کالاهای عمومی و اداری شامل کاغذ، پوشه، لوازم‌التحریر، تونر، فرم‌ها و تجهیزات اداری است.
گروه چهارم، اقلام خدماتی و نظافتی مانند مواد شوینده، ضدعفونی‌کننده، کیسه زباله، تی، دستکش کار و لباس کار است.
گروه پنجم، مواد غذایی و ملزومات آشپزخانه، مانند برنج، گوشت، مرغ، لبنیات، سبزیجات، مواد خشک، ظروف و مواد بسته‌بندی را دربرمی‌گیرد.
گروه ششم، قطعات و ابزارهای فنی است که برای تأسیسات، تعمیرات، ژنراتور، سیستم‌های سرمایشی و گرمایشی و تجهیزات ساختمانی خریداری می‌شود.
۳. برنامه‌ریزی خرید
خرید مطلوب باید پیش از ایجاد کمبود انجام شود. برنامه‌ریزی خرید بر اساس مصرف گذشته، موجودی فعلی، میزان اهمیت کالا، زمان تأمین، تاریخ انقضا، تغییرات حجم فعالیت و پیش‌بینی شرایط اضطراری صورت می‌گیرد.
برای مثال، خرید اقلام موردنیاز اتاق عمل باید با توجه به تعداد اعمال برنامه‌ریزی‌شده، موجودی انبار، زمان تحویل تأمین‌کننده و احتمال افزایش فعالیت انجام شود. خرید بدون برنامه ممکن است به کمبود، خرید اضطراری، افزایش قیمت یا انباشت کالا منجر شود.
۴. مراحل اصلی خرید
فرآیند خرید معمولاً با اعلام نیاز از سوی یک واحد آغاز می‌شود. واحد درخواست‌کننده باید نوع کالا، مقدار، مشخصات فنی، زمان موردنیاز و علت درخواست را مشخص کند. درخواست پس از بررسی مسئول واحد به مقام مجاز ارسال می‌شود.
در مرحله بعد، موجودی کالا در انبار بررسی می‌شود. اگر کالا موجود باشد، از مسیر انبار تحویل داده می‌شود و نیازی به خرید جدید نیست. اگر کالا موجود نباشد، درخواست برای انجام فرآیند خرید به تدارکات ارسال می‌شود.
تدارکات بر اساس نوع و ارزش خرید، از تأمین‌کنندگان استعلام قیمت دریافت می‌کند. در مورد برخی تجهیزات، علاوه بر قیمت، مشخصات فنی، گارانتی، خدمات پس از فروش، آموزش کاربران و امکان تأمین قطعات نیز بررسی می‌شود.
پس از انتخاب تأمین‌کننده و تأیید خرید، سفارش ثبت می‌شود. کالا هنگام تحویل باید از نظر تعداد، مشخصات، سلامت بسته‌بندی، تاریخ انقضا، شماره سری ساخت، مجوزها و تطابق با سفارش بررسی شود. سپس کالا به انبار تحویل می‌شود و اسناد مربوط برای ثبت مالی ارسال می‌گردد.
۵. خریدهای اضطراری
گاهی بیمارستان با کمبود ناگهانی یک قلم حیاتی مواجه می‌شود. در چنین شرایطی، خرید اضطراری انجام می‌شود؛ اما اضطراری‌بودن خرید نباید به معنای حذف کامل کنترل‌ها باشد.
در خرید اضطراری باید حداقل موارد زیر رعایت شود:
- مشخص‌بودن علت اضطرار؛
- تأیید مقام مسئول؛
- ثبت درخواست و مقدار موردنیاز؛
- بررسی کیفیت و اعتبار تأمین‌کننده؛
- کنترل کالای تحویلی؛
- ثبت کامل اسناد؛
- بررسی علت ایجاد کمبود برای جلوگیری از تکرار.
اگر خرید اضطراری به‌طور مکرر اتفاق بیفتد، معمولاً نشانه ضعف در پیش‌بینی نیاز، کنترل موجودی، نقطه سفارش یا ارتباط میان انبار و تدارکات است.
۶. ارتباط تدارکات با سایر واحدها
تدارکات با واحد انبار برای اطلاع از موجودی و مصرف کالا، با امور مالی برای تأمین اعتبار و پرداخت، با مهندسی پزشکی برای خرید تجهیزات، با داروخانه برای نیازهای دارویی، با تغذیه برای خرید مواد غذایی و با واحد کیفیت برای بررسی کیفیت و ایمنی کالاها ارتباط دارد.
همچنین در خرید تجهیزات پزشکی، نظر کاربران نهایی، مانند پزشکان، پرستاران، تکنسین‌ها و مهندسان پزشکی، باید دریافت شود؛ زیرا خرید تجهیز بدون توجه به نیاز واقعی کاربران می‌تواند به بلااستفاده‌ماندن یا استفاده نادرست از آن منجر شود.
۷. خطرها و گلوگاه‌های واحد تدارکات
برخی خطرهای مهم این واحد عبارت‌اند از:
- خرید کالای نامتناسب با نیاز واقعی؛
- تأخیر در تأمین کالا؛
- وابستگی بیش از حد به یک تأمین‌کننده؛
- نبود مشخصات فنی دقیق؛
- خرید کالای فاقد مجوز یا استاندارد؛
- تأخیر در پرداخت و ایجاد مشکل در تأمین مجدد؛
- ثبت ناقص اسناد؛
- خرید اضطراری مکرر؛
- عدم تطابق کالای تحویلی با سفارش؛
- و نبود ارزیابی عملکرد تأمین‌کنندگان.
۸. راهنمای مشاهده کارآموز
دانشجو هنگام حضور در تدارکات باید مسیر یک درخواست خرید را از ابتدا تا انتها دنبال کند. بهتر است یک نمونه واقعی یا غیرمحرمانه انتخاب شود و مشخص گردد درخواست از کدام واحد آغاز شده، چه کسی آن را تأیید کرده، موجودی چگونه بررسی شده، استعلام چگونه انجام گرفته، تأمین‌کننده چگونه انتخاب شده و کالا چگونه به انبار تحویل شده است.