۱. مفهوم و اهمیت واحد مالی
واحد مالی مسئول برنامه‌ریزی، ثبت، کنترل و گزارش فعالیت‌های مالی بیمارستان است. هیچ فعالیتی در بیمارستان، حتی فعالیتی که مستقیماً درمانی به نظر می‌رسد، از مسائل مالی جدا نیست. خرید دارو و تجهیزات، پرداخت حقوق کارکنان، قراردادهای خدماتی، دریافت مطالبات بیمه‌ای، پرداخت هزینه‌های جاری و تأمین منابع برای توسعه بیمارستان، همگی به عملکرد واحد مالی وابسته‌اند.
مدیریت مالی در بیمارستان باید میان سه هدف تعادل برقرار کند: تأمین منابع کافی، کنترل هزینه‌ها و حفظ کیفیت و ایمنی خدمات. کاهش هزینه اگر بدون توجه به کیفیت انجام شود، ممکن است به کمبود نیروی انسانی، خرید کالای نامناسب یا کاهش ایمنی منجر شود.
۲. بخش‌های مهم امور مالی
واحد مالی ممکن است شامل قسمت‌هایی مانند حسابداری، درآمد، پرداخت، دریافت، بودجه، اموال، حقوق و دستمزد و رسیدگی به اسناد باشد. در برخی بیمارستان‌ها، امور درآمد و حسابداری در واحدهای جداگانه فعالیت می‌کنند.
امور درآمد
این بخش مسئول ثبت و پیگیری درآمدهای حاصل از خدمات بیمارستانی است. درآمد می‌تواند از محل خدمات بستری، سرپایی، جراحی، پاراکلینیک، آزمایشگاه، تصویربرداری، داروخانه و سایر خدمات ایجاد شود.
حسابداری
حسابداری رویدادهای مالی را ثبت و طبقه‌بندی می‌کند و گزارش‌هایی درباره وضعیت مالی بیمارستان ارائه می‌دهد.
بودجه
بودجه نشان می‌دهد بیمارستان در یک دوره مشخص چه مقدار منابع در اختیار دارد و این منابع برای چه فعالیت‌هایی هزینه خواهد شد.
پرداخت‌ها
پرداخت حقوق، خرید کالا، قراردادها، هزینه‌های خدماتی و سایر تعهدات مالی از مسیرهای مشخص و پس از تأیید اسناد انجام می‌شود.
۳. درآمدهای بیمارستان
درآمد بیمارستان ممکن است از منابع مختلفی تشکیل شود. بخشی از درآمد از بیمه‌های پایه و تکمیلی، بخشی از پرداخت مستقیم بیماران و بخشی از قراردادها یا سایر منابع تأمین می‌شود.
یکی از موضوعات مهم، تفاوت میان درآمد ثبت‌شده و درآمد وصول‌شده است. ممکن است بیمارستان خدماتی را ارائه و صورتحساب آن را ثبت کرده باشد، اما هنوز مبلغ آن را از بیمه دریافت نکرده باشد. این موضوع در قالب مطالبات بیمارستان پیگیری می‌شود.
۴. کسورات بیمه‌ای
پس از ارسال اسناد به سازمان بیمه‌گر، ممکن است بخشی از هزینه‌ها به دلیل نقص مدارک، ثبت نادرست خدمت، نبودن امضا، مغایرت تعرفه، عدم رعایت ضوابط یا نقص مستندات پرداخت نشود. این مبالغ کسورات بیمه‌ای نام دارند.
کسورات می‌توانند منابع مالی بیمارستان را کاهش دهند. بنابراین همکاری میان پذیرش، مدارک پزشکی، پزشکان، پرستاری، واحد درآمد و امور مالی اهمیت زیادی دارد.
۵. هزینه‌های جاری و سرمایه‌ای
هزینه‌های جاری برای فعالیت روزمره بیمارستان انجام می‌شوند؛ مانند خرید مواد مصرفی، پرداخت آب و برق، هزینه نظافت، مواد غذایی، تعمیرات جاری و حقوق کارکنان.
هزینه‌های سرمایه‌ای مربوط به خرید یا ایجاد دارایی‌هایی است که برای مدت طولانی استفاده می‌شوند؛ مانند ساخت ساختمان، خرید دستگاه تصویربرداری، ایجاد بخش جدید یا خرید تجهیزات گران‌قیمت.
دانشجو باید تفاوت این دو نوع هزینه را در گزارش خود توضیح دهد؛ زیرا نحوه تصویب، ثبت و ارزیابی آن‌ها متفاوت است.
۶. کنترل مالی
کنترل مالی شامل اقداماتی است که برای جلوگیری از خطا، سوءاستفاده، پرداخت غیرمجاز و هدررفت منابع انجام می‌شود. تفکیک وظایف، تأیید چندمرحله‌ای، کنترل اسناد، تطبیق فاکتور با رسید انبار و ثبت الکترونیک از نمونه‌های کنترل داخلی هستند.
۷. پرسش‌های پیشنهادی کارآموز
- منابع اصلی درآمد بیمارستان چیست؟
- صورتحساب بیمار چگونه تشکیل می‌شود؟
- اسناد بیمه‌ای چگونه بررسی و ارسال می‌شوند؟
- بیشترین کسورات بیمه‌ای مربوط به کدام موارد است؟
- هزینه‌های جاری و سرمایه‌ای چگونه تفکیک می‌شوند؟
- بودجه بیمارستان چگونه تدوین می‌شود؟
- درخواست خرید چه ارتباطی با واحد مالی دارد؟
- فاکتور خرید چگونه کنترل و پرداخت می‌شود؟
- وضعیت مطالبات بیمارستان چگونه پیگیری می‌شود؟
- چه کنترل‌هایی برای جلوگیری از خطای مالی وجود دارد؟